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Organisieren, entlasten, leiten und fachlich Begleiten: PMO Consulting von Freiraum

Ganz egal, ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, Sie im Mittelstand, einem Konzern oder einer Agentur tätig sind: Jeder, der für viele Projekte gleichzeitig verantwortlich ist oder ein komplexes Projekt mit mehreren Teilprojekten stemmen muss oder sich mit wenig Personal auf Wachstumskurs befindet, weiß ein kompetentes Projekt Management Office (PMO) zu schätzen. Das PMO unterstützt Unternehmer, Projektleiter und Projektteams aus dem Backoffice heraus bei einer Vielzahl von Aufgaben in der Projektplanung, Projektorganisation, Projektleitung sowie Projektkommunikation. Mit einem PMO an Ihrer Seite arbeiten Sie und Ihre Teams effizienter, da Sie sich nicht mit organisatorischen und verwaltenden Tätigkeiten aufhalten müssen.

Noch mehr Entlastung im Projekt bietet Freiraum, denn wir ergänzen das klassische Projekt Management Office mit Beratung. Je nach Projektbedarf erweitern wir das PMO Team mit Senior Projektmanagern oder Beratern und füllen so interimsweise Vakanzen in jeder Projektphase als Projektmitglied aus. Mit unserer langjährigen Erfahrung in digitalen Projekten, einer agilen Arbeitsweise und hohen Kompetenz im Multiprojektmanagement halten wir unseren Kunden den Rücken frei und führen ihre Projekte zum Erfolg. Das nennen wir PMO Consulting und Projektsupport.

Projektplanung und -organisation

In der Projektplanung und -organisation nehmen wir Ihnen alle Aufgaben ab, die Sie Zeit kosten, aber wichtig sind, um den reibungslosen Projektverlauf zu gewährleisten:

  • In der Projektassistenz organisieren wir Projektmeetings, übernehmen die Dokumentablage und wickeln Materialanforderungen ab.
  • Im Scope Management definieren wir die Projektumfänge, legen die Abläufe fest und überwachen deren Einhaltung.
  • Im Projektcontrolling ermitteln wir IST-Zeiten der Projektmitarbeiter auf Basis von detaillierten Zeitaufstellungen und gleichen diese mit den initialen Projektschätzungen ab.
  • Wir erstellen, pflegen und verwalten Projektdokumentationen.
  • Wir organisieren Räume und Termine für Meetings, Workshops, Teammeetings oder Steuerungssitzungen, verfassen Protokolle und erstellen To-do-Listen während der Sitzungen.
  • In der Materialbeschaffung und Arbeitsmittelverwaltung dokumentieren wir die Beschaffungsvorgänge, kümmern uns um die Einhaltung von internen oder gesetzlichen Bestimmungen und definieren den Auswahlprozess für die geeignetsten Anbieter.
  • Wir verwalten Rechte und Rollen, erteilen Zugangs-, Zutritts- und Zugriffsberechtigungen.
  • Wir übernehmen die Datenbankpflege mit Adressbuchverwaltung, Zeiterfassung und Urlaubsplanung.
  • Bei der Arbeitsplatzausstattung kümmern wir uns darum, dass die Grundausstattung in allen Projekten verfügbar ist, z. B. PC, Drucker, Scanner, Erste-Hilfe-Kasten. 
  • Aufgabenfelder
    • Assistenztätigkeiten
    • Scope Management
    • Ermittlung von IST-Zahlen
    • Projektdokumentation verwalten
    • Raumverwaltung
    • Projekttermine koordinieren
    • Materialbeschaffung und Verwaltung
    • Arbeitsmittel verwalten
    • Zugriffsberechtigungen
    • Datenbankpflege (Adressbuchverwaltung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung)
    • Arbeitsplatzausstattung

Projektleitung

In der Projektleitung stellen wir den Verlauf Ihrer Projekte vom Anfang bis zum Ende sicher.

Zum Projektstart organisieren wir das Kick-off Meeting mit dem Projektteam, planen die Ressourcen und verteilen Aufgaben. Wir messen kontinuierlich den Projekterfolg und beobachten den Projektfortschritt (Controlling). Wir haben die Budgets und Timings fest im Blick und melden Veränderungen frühzeitig. Für die regelmäßige Information aller Beteiligten und den Entscheidern im Projekt erstellen wir transparente Fortschrittsberichte und nachvollziehbare Reportings, die alle wichtigen Daten und Berichte zusammenfassen. Wir analysieren mit Ihnen Risiken im Projekt, wägen die Risikofaktoren ab und entwickeln geeignete Gegenmaßnahmen (Risikomanagement).

Wir unterstützen im Change Management bei der Umsetzung und Etablierung neuer Strukturen, Prozesse und Systeme sowohl in Ihrem Unternehmen als auch in Ihren Projekten. Zum Projektabschluss verfassen wir die Lessons Learned, damit Sie für neue Projekte von den Erfahrungen profitieren können. Zudem erstellen wir alle wichtigen Dokumentationen z. B. für Übergaben.

  • Aufgabenfelder
    • Prozesse, Standards und Methoden
    • Projektanträge- und Angebot 
    • Projektstart und Projektabschluss (Kick-off Meeting, Reporting, Review-Termine, Projektabschlussbericht)
    • Ressourcenmanagement
    • Projektplan
    • Budgetverwaltung
    • Projektaudits
    • Mentoring
    • Consulting und Coaching
    • Konfliktmanagement
    • Training
    • Personalführung
    • Management, Berichtswesen

Projektkommunikation

In der Projektkommunikation gewährleisten wir den Austausch in und zu Ihren Projekten. Für uns hängt der Projekterfolg ganz wesentlich vom Miteinander ab. Darum sind die Menschen in den Projekten und das regelmäßige Sprechen mit ihnen für uns so wichtig.

  • Wir legen die Rahmenbedingungen der Projektkommunikation fest, informieren Projektbeteiligte und Stakeholder regelmäßig, kommunizieren in einer klaren Sprache, schaffen Prozesse für den Informationsaustausch, machen offizielle Kommunikationswege bekannt und fördern die informelle Kommunikation.
  • Um langfristig die nötige Akzeptanz für Ihre Projekte im Unternehmen zu schaffen unterstützen wir das Projektmarketing aktiv mit Kommunikationsmaßnahmen, u.a. Aufklärungs- und Informationsveranstaltungen.
  • Für die Ermittlung von Best Practices und Benchmarking evaluieren wir Projekte in Ihrem Unternehmen basierend auf Schlüsselerfolgsfaktoren und vergleichen die Ergebnisse mit den Resultaten anderer Unternehmen oder Organisationen. 
  • Aufgabenfelder
    • Stakeholderinformation
    • Managementinformation
    • Projektmarketing
    • Benchmarking
    • Regeltermine für das Projekt: Projektstatus, Projektreportings, Projekterfolge
    • Teamaustausch
    • Austausch mit anderen Projekten/Abteilungen
    • Content sammeln, erstellen und verteilen 
    • Plattformen und Kanäle mit Content pflegen

PMO Consulting und Projektsupport

Im PMO Consulting und Projektsupport übernehmen wir fachlich Teilprojekte in allen Projektphasen. Unsere Senior Projektmanager und Berater überbrücken Ressourcen-Engpässe oder Vakanzen im Projektteam. Mit großem Engagement und starker Beratungskompetenz sorgen sie dafür, dass die Projekte reibungslos weitergeführt werden können. Wir sehen uns als Partner auf Augenhöhe unserer Kunden und haben einen hohen Anspruch, diese strategisch und operativ umfassend zu begleiten.

Je nach Bedarf können Sie bei Freiraum sowohl klassische PMO Leistungen als auch zahlreiche Zusatzleistungen für einzelne Projektphasen oder spezielle Projekt- bzw. Unternehmensanforderungen buchen.

Hier eine Auswahl unserer Zusatzleistungen

Testing und Qualitätssicherung


Devices und Browser testen, inhaltlicher Review, Defect Handling, Abnahme mit Stakeholdern

Ausschreibungsmanagement


Pitch vorbereiten und begleiten

Interim-Management


bei Vakanzen und Ressourcen-Engpässen, für Sabbaticals, neue Projektstelle oder als Urlaubsvertetung

Wissens- und Informationsmanagement


Stakeholderinformationen, Förderung Teamaustausch, Trainings, Wiki, Projekthandbuch

Onboarding


Neue Mitarbeiter schnell für Projektaufgaben befähigen und ins Team integrieren

Change Management


Veränderungen einführen, begleiten, umsetzen, weiterdenken

Multiprojektmanagement


Viele Themen flexibel übernehmen, agil arbeiten, Überblick schaffen

Anforderungsmanagement


Themen sammeln, definieren, priorisieren, lokalisieren

Viele Projekte, wenig Zeit und kaum Ressourcen: Als Einzelunternehmer, Geschäftsführer einer mittelständischen Firma, Abteilungs- oder Teamleiter im Konzern beschäftigen Sie sich mehr mit Projektorganisation und Projektplanung anstatt mit Ihren strategischen Kernaufgaben. Um wieder effizienter arbeiten zu können, brauchen Sie einen Partner, der das Multiprojektmanagement für Sie übernimmt.

 

Lagern Sie alle Aufgaben im Projekt Management Office an Freiraum aus. Wir kümmern uns darum, dass Sie und Ihre Projektteams schnell und ungehindert in den Projekten arbeiten können – angefangen von der Ausstattung des Arbeitsplatzes über die Verwaltung von Räumen, Rollen und Rechten bis hin zur Organisation, Durchführung und Protokollierung von Meetings. Wir planen Timings, Budgets und Ressourcen für Ihre Projekte, definieren gemeinsam mit Ihnen Prozesse und Standards, übernehmen den Statusüberblick sowie die Erfolgskontrolle für jedes Projekt und erstellen übersichtliche Reportings für Sie und Ihre Teams. Wir fördern die interne Kommunikation über Ihre Projekte und informieren alle Projektbeteiligten sowie Stakeholder über den Projektfortschritt. Wir halten Ihnen im Backoffice den Rücken frei!

Sie sind Projektleiter in der Digitalabteilung eines Konzerns und verantwortlich für die erfolgreiche Durchführung eines komplexen Digitalprojekts, das sich in mehrere Teilprojekte gliedert. Neben der Entlastung von klassischen PMO Tätigkeiten (Planung, Organisation, Kommunikation) wünschen Sie sich vor allem eine fachliche Unterstützung in einzelnen Projektphasen, da Ihnen die Ressourcen und das entsprechende Know-how im Team fehlen.

Unsere Lösung für Sie heißt PMO Consulting. Damit entlasten wir Sie nicht nur in der Projektorganisation und Projektleitung, sondern bringen uns als Teil Ihres Teams fachlich in Ihr Projekt mit ein und übernehmen konkrete Projektaufgaben. Ihr Projekt steht ganz am Anfang? Wir beraten Sie bei der Ausschreibung von Dienstleistern und unterstützen Sie beim Kick-off mit den Projektteams. Sie kreieren gerade Konzepte, Designs und Contents mit Ihren Agenturen? Wir übernehmen die Koordination, Abstimmungen und Abnahmen mit allen Beteiligten. Die Themen für die technische Umsetzung müssen gesammelt, priorisiert und lokalisiert werden? Wir übernehmen das Anforderungsmanagement. Neue Mitarbeiter ergänzen Ihr Team? Wir kümmern uns um das Onboarding. Ganz egal, in welcher Phase sich Ihr Projekt gerade befindet: Unsere Berater und Projektmanager können jederzeit in Ihr Projekt einsteigen und dieses kurz-, mittel- oder langfristig begleiten. Mit PMO Consulting stellen wir sicher, dass Ihr Projekt bei Ressourcen-Engpässen (z.B. auch in Urlaubszeiten) immer gut aufgestellt ist und reibungslos weiterläuft. Gerne sind wir auch bei der Weiterentwicklung Ihres Projekts an Ihrer Seite!

Sie sind Unternehmensgründer auf Wachstumskurs und wollen sich auf die Entwicklung und Vermarktung Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Leistungen und/oder Produkte konzentrieren. Sie haben noch keine festen Mitarbeiter und sind gerade erst dabei, Ihr Team aufzubauen.

Damit Sie Ihre Arbeitskraft und Arbeitszeit sinnvoll einsetzen können, unterstützt Sie Freiraum mit PMO Consulting flexibel und zuverlässig bei allen organisatorischen Tätigkeiten in Ihrem Büro sowie gerne auch darüber hinaus. Für Startups und Unternehmen in der Gründungsphase ist ein externes Projekt Management Office eine gute Lösung, um den laufenden Bürobetrieb zu gewährleisten und sich nicht selbst mit Assistenztätigkeiten wie z.B. Terminorganisation, Materialbestellung, Vorbereitung und Durchführung von Meetings, Telefonaten oder Recherchen aufhalten zu müssen. Doch PMO Consulting von Freiraum ist weit mehr als nur „die gute Seele im Backoffice“. Als Partner auf Augenhöhe ist Freiraum zusätzlich gerne auch Ihr Sparringspartner für einen fachlichen Austausch, der z.B. in Form von Workshops oder von Analysen mit Handlungsempfehlungen durchgeführt werden kann. Je nach Bedarf übernimmt Freiraum auch konkrete Aufgaben im Projektmanagement und unterstützt Sie operativ bei der erfolgreichen Durchführung Ihrer Projekte. 

Mit welchen PMO Leistungen können wir Sie unterstützen?

Wir entlasten Sie gerne in Ihren Projekten! Melden Sie sich bei uns +49 (0)89 7596 9990 - 0