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Digitalisierung im Mittelstand: Herausforderungen bei ERP-Einführungen für Unternehmen und Mitarbeiter

Die Firma Humbaur GmbH aus Gersthofen bei Augsburg ist ein führender Hersteller von Anhängern, Aufbauten und Aufliegern. Durch die Ablöse ihres bestehenden Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems durch ein neues will das Unternehmen seine Marktposition in der Zukunft sichern und weiter ausbauen. Freiraum begleitet das mittelständige Unternehmen mit fachlicher Beratung und Projektsteuerung durch alle Projektphasen der ERP-Einführung.

Zu den besonderen Herausforderungen bei der Einführung des neuen ERP-Systems zählen die Absicherung aller Kernprozesse im Unternehmen sowie das Schaffen von Akzeptanz bei den Mitarbeitern für das neue System. Die  Neueinführung betrifft alle Bereiche des Fertigungsunternehmens: Allen voran die Produktion, aber genauso auch Administration, Buchhaltung, Marketing und Vertrieb, Auftragsbearbeitung und Disposition sowie den Handel (Point of Sale). Über die Jahre gewachsene Arbeitsroutinen der Mitarbeiter im bestehenden System müssen hinterfragt und aufgebrochen werden, um das neue ERP-System bestmöglich nutzen zu können. Das bedeutet viel Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Mitarbeitern.  

Für dieses wichtige Projekt suchte die Geschäftsführung der Firma Humbaur einen Berater mit digitaler Expertise, der

  • als Schnittstelle für und zur Geschäftsführung fungiert,
  • zentraler und kompetenter Ansprechpartner für den Umsetzungspartner der ERP-Einführung ist,  
  • eine Kontaktperson für interne Mitarbeiter und Key User ist, die von der ERP-Einführung betroffen sind und im Projekt aktiv mitarbeiten sollen.
  • Freiraum füllt diese Rolle seit Projektbeginn Mitte des Jahres 2018 und hat die Firma Humbaur GmbH bereits durch verschiedene Projektphasen begleitet.

 

Von Ausschreibung bis Testing.

In der Ausschreibungsphase haben wir bei der Suche und Auswahl des passenden Umsetzungspartners für die ERP-Einführung beraten, vergleichbare Angebote geschaffen und die Vertragsverhandlungen begleitet. Nach Auswahl des Umsetzungspartners, der Firma COSMO CONSULT, haben wir die Leitung des Projekts übernommen und steuern seitdem die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten im Unternehmen (Geschäftsführung, Key User, Abteilungsleiter).

Zum Projektstart haben wir die Key User und Abteilungsleiter fachlich bei der Vorbereitung ihrer Anforderungen für das neue ERP-System unterstützt. Dazu haben wir umfangreiche Workshops mit jedem Unternehmensbereich sowie dem Umsetzungspartner organisiert und begleitet. In diesen wurden die Arbeitsprozesse je Fachbereich definiert, so dass zusätzliche Anforderungen an das neue ERP-System identifiziert und dokumentiert werden konnten. Des Weiteren haben wir auch die initiale Mitarbeiterkommunikation zum Projektstart für die Geschäftsführung vorbereitet sowie an Lenkungskreisen teilgenommen.

Im Jahr 2019 geht die ERP-Einführung in die nächste Phase mit der agilen Entwicklung von Standard- und Zusatzkomponenten, gefolgt von Testing, Abnahme, Dokumentation und Schulungen.

  • Projektdaten
    • Projektlaufzeit: 2 Jahre (2018-2020)
    • Branche: Fertigungsindustrie
    • ERP-System: Microsoft Business Central
    • Projektbeteiligte: Humbaur GmbH, COSMO CONSULT
  • Leistungen
    • Projektleitung
    • Fachliche Beratung
    • Ausschreibungsmanagement
    • Anforderungsmanagement
    • Informationsmanagement
    • Multiprojektmanagement
    • Testing und Qualitätssicherung

Zentraler Ansprechpartner für alle Projektbeteiligte |  Projektplanung |  Überwachung Timings und Meilensteine  | fachliche Beratung der Geschäftsleitung |  Steuerungs- und Anforderungsmanagement |  Kommunikations-Schnittstelle |  Informationsprozesse |  Aufwands- und Volumenschätzungen |  Abnahme |  Reporting | Statustermine | Trainings | Testing | Qualitätssicherung | Teilnahme an Lenkungskreisen |  Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Workshops und Meetings | Anbieterauswahl |  vergleichbare Angebote schaffen | Mitarbeiter bei Veränderungen gesamthaft mitnehmen |  Terminkoordinationen | Digitalstrategie mit Vision entwickeln 

Oftmals stehen Mitarbeiter der Einführung neuer digitaler Systeme im Unternehmen kritisch gegenüber, weil sie nicht genau wissen, wie sich das Neue auf ihre Arbeit auswirken wird. Deshalb ist es so wichtig, ihnen rechtzeitig und verständlich aufzuzeigen, welche Entlastung die Digitalisierung ihnen in ihrer täglichen Arbeit bringen kann, damit sie offen für die Veränderungen sind.

Vanessa Seiverth, Freiraum   .

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